Як правильно ставити завдання перед співробітниками?
Завдання - це всього лише один з кроків на шляху досягнення мети. Адже шляхів завжди, як мінімум, два. Шляхів, які, припустимо, збільшать продажі в 2 рази, може бути багато. Завдання мають найбезпосередніше відношення до стратегії. Завдання вливаються в стратегію і визначають те, як саме ви дійдете до наміченої мети.
Які завдання слід ставити?
Ставте свідомо важкоздійснювані, але реалістичні завдання. Працюйте на всі 100% і ні на відсоток менше, ваші співробітники просто повинні забути про те, що існують нездійсненні завдання.
Перед ким ставити завдання?
Дуже важливо, коли ви ставите завдання перед керівником підрозділу або відділу, щоб той, у свою чергу, поставив ці завдання перед своїми підлеглими точно також, з тими ж формулюваннями і вказівкою на певні подробиці, з якими задача була отримана від вас. Важлива узгодженість дій співробітників всіх рівнів, а це досягається шляхом однозначного чіткого розуміння термінів, визначень, критеріїв.
У якій формі ставити завдання?
У нашій компанії ми перейшли до письмової форми передачі всіх завдань з обов'язковим візуванням усіма основними учасниками. Це призводить до максимальної ефективності за рахунок того, що виконавці, ставлячи підпис, беруть на себе додаткову відповідальність і зобов'язання дотримання термінів виконання.
Яким чином управляти процесом виконання завдань і здійснювати контроль?
Процедура управління залежить виключно від вас і від вашого розуміння необхідності виконання того чи іншого завдання.
Створіть проміжне підбиття підсумків. Оптимальна форма - ставити завдання і управляти їх виконанням на нарадах або звітних зустрічах. При проведенні подібних заходів ми, в тому числі, здійснюємо проміжний контроль дотримання термінів і якості робіт, погоджуємо взаємодію співробітників одного або декількох підрозділів, коли необхідно, добиваємося колективного прийняття рішень, дозволяємо співробітникам самостійно відслідковувати досягаються результати. Сенс процесу контролю полягає в постійному стимулюванні персоналу в продовженні руху в напрямку, що дозволяє досягти намічених цілей.
Якщо ви не визначили чіткий результат - цілі можуть бути не досягнуті. Організовуйте досягнення результату, а не виконання завдання. Для співробітників завдання - це їх ключова мета і вони повинні орієнтуватися на неї. Для вас же важливий підсумок.
Неможливо відстежити виконання по кожній поставленій задачі. Як бути?
Відповідь проста: не намагайтеся ставити контроль виконання завдань, по яких не можна відстежити виконання. Знаєте, як оцінюється робота передвиборних штабів? Робота штабу кандидата, який здобув перемогу, не оцінюється і мало ким аналізується, особливо вона і зовсім не цікавить самого кандидата-переможця. Стає важливим, що і як робилося. «Розбір польотів» влаштовує сторона, що програла.
Ряд таких завдань, за якими неможливо провести контроль, будуть просто ігноруватися виконавцями. Можете створити будь уявний контроль і представляти його як жорсткий і налагоджений, але ваші співробітники прекрасно відчувають, де знаходиться та сама грань контролю та безконтрольності.
Існують проміжні завдання, які можуть поліпшити результат, але не завжди їх можна проконтролювати. Їх і не потрібно відстежувати. Головне - результат!
