Як підготуватися до ефективної презентації?

Презентація зараз використовується практично у всіх сферах діяльності. Правильне оформлення і підношення своїх думок - запорука як мінімум половини успіху.

Щоб презентація була ефективною, слід пройти три послідовні етапи. Це планування, підготовка і проведення.

Планування презентації включає: уточнення своєї мети, аналіз аудиторії, тривалість і баланс часу, використання технічних засобів.

Кращий спосіб сформулювати мету - написати одним реченням, які дії або висновки очікуються від слухачів у результаті презентації.

Аналіз аудиторії - це означає заздалегідь оцінити, як присутні сприймуть і зрозуміють ідею виступу. Наскільки добре вони знайомі з матеріалом.

Тривалість і баланс часу залежить від завдань презентації, загальної ситуації, і готовності слухачів. Як один з варіантів існує так зване "Правило 2/3". Дві третини часу, відведеного на всю презентацію, слід відвести основної частини виступу. Залишилася, одна третина (1/3) ділиться між вступом, висновком та відповідями на питання. Найкращий принцип - чим коротше, тим краще. Використання простих речень, які не швидка мова. Якщо клієнт зацікавиться, краще призначити ще одну презентацію.

Технічними засобами можуть служити: роздаткові матеріали, мольберти та електронні дошки - для неформальних зустрічей з метою попереднього обговорення результатів- oверхед- і мультимедійні проектори - для "напівофіційних" оглядів досягнутих результатів- мультимедійні, відео- і діапроектори - для офіційних презентацій з підбиттям підсумків.

Підготовка презентації включає: визначення основної ідеї та написання сценарію (вступ, висновок, основна частина).

Основна ідея - це одночасний відповідь на питання: "Що це?" і "Що з цього випливає?" протягом однієї хвилини. Наприклад, "Щоб подолати обмеження для зростання на внутрішньому ринку, банк "J.J. Ltd" повинен сконцентрувати зусилля на вивченні можливостей виходу на ринок США".

У написанні сценарію зручним буде "Принцип піраміди". Об'єднати факти та ідеї таким чином, щоб вони вели до логічних висновків. Почати презентацію слід з основної ідеї та загальних висновків. А в час, що залишився розповісти, чому дані рекомендації є кращими відповідями на поставлене завдання. Цей принцип дозволяє скоротити час виступу і встигнути сказати про головне. Підходить для сприйнятливих людей. Для несприйнятливою аудиторії: висновки в кінці кожного розділу або (за необхідності) в кінці презентації.

Для підготовки вступу зручною буде формула "мета, важливість, огляд" (ЦВО). Мета повинна відповідати на питання: "Навіщо ви робите цю презентацію? Навіщо слухачі тут? Що визначить успіх цієї презентації?". Наприклад, "Моєю метою сьогодні є представлення набору практичних рекомендацій щодо подолання занепокоєння під час проведення презентації".

Важливість: "Чому так важливо досягти цієї мети сьогодні? Як презентація допоможе вирішити проблеми, з якими зіткнулися слухачі? Чому це так терміново? Наприклад, "Це дуже своєчасно, оскільки наступного тижня ви повинні представити свої рекомендації раді директорів".

Огляд: "Дайте слухачам загальне уявлення про структуру презентації, про те, чого вони можуть очікувати під час презентації". Наприклад, "За той час, що у нас є, ми обговоримо етапи планування, підготовки і проведення презентації".

Елементи формули можна розташувати в будь-якому порядку.

Висновок, як і вступ, притягує до себе максимум уваги з боку аудиторії. Для цього треба, резюмувати основні тези виступу. Ще раз проговорити рекомендації, які були представлені як основна ідея презентації. І закликати до дій.

Проведення презентації включає: впевненість у собі, переконаність в матеріалі, відповіді на запитання.

Щоб не втратити впевненість сьогодні, слід не відкладати підготовку на завтра. Готуватися до презентації слід заздалегідь. Підготувати нотатки. Уважно вивчити сценарій і слайди. Повправлятися з колегами: спостережливими, конструктивними, об'єктивними і реалістичними.

Щоб придбати переконаність в матеріалі, слід прийти в зал за сорок хвилин до виступу. Проконтролювати установку та підключення обладнання.

Під час відповідей на питання, слід: встановити зоровий контакт, слухати уважно, зробити паузу перед тим, як відповісти, відповідати тільки на заданий питання - чи не більше, не менше.