Як управляти змінами?

Ви любите зміни? Ви любите міняти обстановку в квартирі або офісі? Погодьтеся, варто переставити квітка в інший кут кабінету або замінити «робочий стіл» на екрані монітора, і раптом якось і працювати стає приємнішою ...

Світ змінюється, і ми повинні мінятися разом з ним. Ми з вами змінюємося зважаючи на низку обставин, ваша компанія теж повинна змінюватися. Постійно. Адже мета всіх змін - стати краще, отримати щось краще.

Навіщо щось змінювати?

Почну з воістину золотих слова Едварда Демінга: «Ви можете не змінюватися. Виживання не є обов'язком ».

Сьогодні очевидно, що для виживання на ринку і можливості ведення конкурентної боротьби організації повинні постійно вносити зміни в свою діяльність. Потреба у змінах стала виникати настільки часто, що ми починаємо просто не помічати це явище, ми змінюємося, але ці зміни не є запланованими і керованими.

Що таке управління змінами?

Жодна фірма не може існувати незмінною довгий час. Точніше, навіть необхідно говорити про постійні зміни, з якими вона стикається регулярно.

Управління змінами - це процес постійного коригування напрямку руху організації, оновлення її структури та пошуку нових можливостей для захоплення ринку. Управління змінами - це управління результатами попередньої діяльності з метою внесення змін до нинішню діяльність. Зараз все змінюється швидше, ніж коли б то не було раніше - ситуація на ринку може змінитися за ніч і ми повинні управляти можливістю впровадження необхідних змін для того, щоб залишитися на зайнятій раніше висоті і отримати ресурси для подальшого руху вгору.

Самі по собі зміни - це десятки і сотні перетворень і змін, які реалізуються або одна за одною, або послідовно. Паралельні зміни здаються хаотичними і ніколи не закінчуються, однак, це не так.

Послідовні зміни засновані на тому, що поліпшення, а саме - покращення чого-небудь, і є завданням зміни, поліпшення в чомусь одному дозволяє поліпшити щось ще.

Управління змінами вимагає колективної відповідальності всіх співробітників компанії, адже до мети повинні йти всі.

Які проблеми виникають при впровадженні змін?

Перш ніж приступити до дій, керівники повинні зрозуміти, які зміни організація здатна сприйняти, а які - ні. Оцінку очікуваним змінам повинна давати група експертів, в іншому випадку можна «наламати дров». «Хотіли як краще, а вийшло як завжди» - це прислів'я також має безпосереднє відношення до можливих помилок від некваліфікованого підходу.

Я не кажу про опорах персоналу - це вічна проблема при впровадженні змін. Поговоримо про те, що упускається. Однією з вимог, що пред'являються до компанії, яка починає впроваджувати зміни - це ресурси для здійснення цих самих запланованих змін. Так от, проблеми виникають на самому початку в основному через конкурентної боротьби між відділами, підрозділами та філіями за ці самі ресурси. Необхідно розподілити всі наявні ресурси до початку робіт, провівши попередню діагностику і виявивши реальні потреби.

Краще міняти все відразу або поступово?

Відомо, що існують два можливих типи змін: революційні або кардинальні, в результаті яких ми приходимо до нової якості шляхом швидкої і корінної ломки існуючих уявлень, норм, дій, сформованих зв'язків, взаємовідносин та інших засад, і еволюційні, коли перехід до якісно нового рівня якщо і відбувається (можливо і просто кількісне покращення існуючого стану справ), то повільно, за рахунок накопичення невеликих послідовних змін.

Як аналізуються впроваджувані зміни?

Зміни стають помітні вже тільки тому, що по-новому виходить кращий результат! Всі зміни та їх результати необхідно зробити помітними, надавши їм особливу значимість. А для цього потрібно акцентувати увагу на тому, що «сьогоднішні» хороші результати досягнуті саме завдяки тому, що «вчора» ми зважилися на зміни. Таким чином, в культурі організації закріплюється цінність інновацій, постійного самовдосконалення і довіри до тих, хто вже починає відчувати бажання і проявляти прагнення до того, щоб поліпшити «що-небудь ще».

На жаль, найцінніший досвід впровадження конкретних змін в організації частіше за все не узагальнюється, глибоко не аналізується, ніде не фіксується, і спокійно втрачається разом з відходом людини, яка «всім цим» керував.

А треба було б зібратися і проаналізувати крок за кроком - що зробили оптимально, а що знаходиться на межі зриву, де в програмі змін заклали занадто мало часу, а де сподівалися на досвід, якого немає.

Яка циклічність управління змінами?

Зміни мають циклічний характер. Щоб процес внесення змін пройшов максимально ефективно, вам доведеться робити кілька речей одночасно для збереження рівноваги між порядком і хаосом. Управління змінами проходить одні й ті ж стадії:

- аналіз поточного стану справ-

- визначення мети і складання плану проведення реформ-

- підключення до роботи необхідної кількості співробітників;

- виділення необхідних ресурсів;

- відстеження і закріплення отриманих результатів.

Яким чином здійснюється управління змінами, що відбуваються?Компанія повинна бути організована таким чином, щоб бачити все що відбуваються в ній зміни. Найчастіше зміни відбуваються без нашої участі, і саме тому завжди піднімається питання управління ними. Якщо ми не управляємо, то ми спостерігаємо за цим або отримуємо в підсумку якийсь результат.

Як закріпити зміни?

Все що ви зробили - це добре, і тепер необхідно подумати про закріплення результатів проведених змін. І неспроста. Відомі випадки, коли після багатомісячних, або навіть багаторічних праць з впровадження змін, керівники отримують той самий довгоочікуваний результат, дозволяють собі відпочити і поїхати у відпустку і при поверненні бачать, що «віз і нині там» - все повернулося на свої місця. Чому це сталося? Просто тому, що по-старому звичніше, а значить легше: паралельно (або замість) з новою електронною клієнтською базою використовують стару - отже, частина інформації втрачається, замість нової процедури затвердження документів продовжують «домовлятися» по телефону, в курилці, бо « потрібно терміново, а так швидше ». До чого в підсумку це призводить - зрозуміло, досить просто оцінити витрачені ресурси на використання не прижилися змін щоб оцінити масштаб понесених втрат.

Зміни потрібні. Ті, хто читав книгу «Бізнес в стилі фанк», напевно пам'ятають одну фразу: «У майбутньому буде два типи компаній: швидкі і мертві». Так от, це майбутнє вже настало. Неможливо розвиватися, просто повторюючи собі, колегам і партнерам слова: «Ми розвиваємося». Потрібно діяти, потрібно змінюватися.